Современный бизнес полностью построен на договорных отношениях, фактически ни одно взаимодействие не обходится без той или иной формы договора. Очевидно, что договоры необходимо учитывать, контролировать их содержание, обеспечивать качественный учет и исполнение. При небольшом объеме договоров компания может обходиться «ручным», журнальным учетом и т.п., однако при достижении определенного количества договоров и усложнении процесса договорной работы вопрос об автоматизации ведения договоров встает весьма остро.

С автоматизацией финансовой стороны договорной деятельности (выписка счетов, накладных, контроль оплат и т.д.) неплохо справляются специализированные решения для автоматизации бухгалтерского учета (наиболее распространенный пример – это, конечно, 1С), без таких систем сегодня не обходится практически ни одно предприятие. Что же касается учета договоров как документов, контроля содержания и систематизации этапов исполнения договорных обязательств, здесь все не так гладко.

Универсальным решением, удовлетворяющим основные потребности представителей малого и среднего бизнеса в автоматизации, в т.ч. и договорной деятельности, явилось прикладное решение Актив Бизнес на базе ECM-системы eDocLib. С помощью eDocLib: Актив Бизнес решаются основные задачи, стоящие перед системой автоматизации договоров:

  • Учет договоров с возможностью разделения по типам договоров (поставки, аренды, подряда и т.д.), различной нумерации, формирования бумажных журналов.
  • Автоматизация процедуры согласования договора, возможность сохранения истории изменений.
  • Учет всех связанных с договором документов: актов, счетов, накладных, счетов-фактур.
  • Контроль возврата оригиналов документов.
  • Организация и контроль исполнения договорных обязательств с помощью системы управления заданиями.

eDocLib: Актив Бизнес, благодаря открытости структуры, можно настроить под нужды договорного делопроизводства любой организации: возможно создание неограниченного числа типов и форм договоров и доп. соглашений и реализация различной бизнес-логики взаимодействия между ними.

В Актив Бизнес реализована единая экранная форма для всех видов договоров с учетом основных данных по договору, подлежащих регистрации. Как и к любой другой карточке документа в eDocLib, к карточке договора можно приложить файл с текстом самого договора, сканированной копией его или любых других связанных с договором данных.

kartochka-dogovora

Специальной галочкой отмечается, находится ли в наличии оригинал договора (этот флажок присутствует во всех связанных с договором документах), существует возможность поиска документов по этому признаку.

poisk-dogovor

Благодаря присутствующей в Актив Бизнес системе согласования документов и возможности создания новых версий, реализуются гибкие возможности согласования текста договора, сбора виз и редактирования договора с учетом замечаний. Подробно об этом рассказывается в соответствующей статье.

С договором можно создавать связанные документы, при этом при создании связанного документа в него копируется часть реквизитов исходного документа. Это удобно, например, при создании доп. соглашений к договору.

Система позволяет организовать процесс исполнения договорных обязательств, назначить ответственных и проконтролировать исполнение ими процесса с помощью отчетов.

marshrut

При установленном в поручении «последовательном» маршруте, задание перейдет к следующему по списку исполнителю только тогда, когда о выполнении отчитается предыдущий исполнитель. Как и с любыми другими документами в Актив Бизнес, исполнитель может в свою очередь создать собственное поручение по данному договору и проконтролировать его исполнение. Таким образом, система учета договоров в Актив Бизнес полностью интегрирована с системой управления заданиями, что позволяет подробно проконтролировать ход исполнения договора, исключить задержки и «провисания», оценить эффективность работы сотрудников.

Акт, как правило, является обязательным документом, связанным с любым договором, поэтому в системе eDocLib: Актив Бизнес Акт можно создать только в связке с договором, но не отдельно.

akt

Так как Акт в каждой организации обычно имеет стандартную форму, существует возможность разработать соответствующую печатную форму и формировать Акт автоматически из соответствующей карточки нажатием одной кнопки.

Счета, накладные и счета-фактуры обычно изначально формируются в бухгалтерской системе, однако учет их именно в системе контроля договоров крайне важен. Существует два пути организации подобного учета: разработка системы автоматической интеграции бухгалтерской системы с eDocLib: Актив Бизнес либо ручная регистрация созданных в бухгалтерской системе документов. Первый способ связан с серьезными временными и финансовыми затратами на разработку соответствующего решения, кроме того, он не решает вопроса входящих финансовых документов, которые все равно придется вводить вручную, но безусловно при серьезном объеме финансовых документов можно задуматься о разработке такого решения.

oplata

Итак, в eDocLib: Актив Бизнес связанные с договором финансовые документы рассматриваются в первую очередь именно как документ, требующий учета и контроля исполнения. Регистрироваться они (за исключением входящих счетов) могут, так же, как и Акты, только в связке с договором. Также существует возможность выстроить связанную цепочку Счет – Накладная - Счет-фактура, либо использовать оба этих способа; конкретный метод реализации выбирается с учетом удобства для конечного пользователя.

nakladnaya

Для всех связанных с договором документов существует возможность просмотра содержимого документа прямо из регистрационной карточки, для этого создана закладка «Просм. файлов».

prosmotr

Функция «Личные папки» позволяет контролировать работу по договору в различных аспектах: как в ходе исполнения, так и, например, оплату счетов.

filtr

Реестр договоров в eDocLib: Актив Бизнес формируется с помощью специального поискового запроса. С любым поисковым запросом в системе можно связать печатную форму, что позволяет создавать неограниченное количество любых печатных журналов любого содержания, а также аналитические отчеты различного вида.

pechat

eDocLib: Актив Бизнес является в первую очередь комплексным решением по автоматизации функций малого и среднего бизнеса, поэтому в нем реализована тесная взаимосвязь между системами учета договоров и управления заданиями. Кроме того, еще более тесно договорной учет связан с CRM-составляющей: договор является конечным результатом цепочки продаж, и, как правило, его заключению предшествует серьезная преддоговорная работа. Некоторая автоматизация учета этой работы реализована в CRM-функциях Актив Бизнес.

В существующем виде система учета договоров в Актив Бизнес способна удовлетворить большинство потребностей заказчика в автоматизации данного аспекта деятельности.