Александра Логинова

От того, как организован документооборот на предприятии, зависит эффективность работы предприятия в целом. Потому что на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия влияют такие факторы, как оперативность и качество формирования документов, приема-передачи информации, отлаженность работы справочно-информационной службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов.

Основные требования к автоматизированной системе документооборота – это возможность групповой работы сотрудников, использование в работе единых стандартов документов, регистрация и классификация всей входящей и исходящей документации и дальнейшая маршрутизация, хранение архивов документов, контроль исполнения приказов и распоряжений, и в то же время являться составной частью комплексной информационной системы.

Как у любой задачи, у задачи создания автоматизированной системы документооборота могут быть различные решения.

Наиболее типичными являются два пути автоматизации документооборота. Первый путь-документооборот, реализованный с использованием РСУБД и являющийся неотъемлемой частью системы автоматизации предприятия или его отдельных участков (бухгалтерии, отдела реализации, отдела кадров).

Второй путь – реализация системы документооборота на базе продуктов, разработанных специально для решения таких задач, как организация групповой работы, автоматическое введение и распознавание образов документов, маршрутизация, работа с электронной почтой и доступ к мировым информационным ресурсам, разграничение прав доступа и т.п. Такие системы могут использоваться как самостоятельные продукты.

Таким образом, автоматизация документооборота необходима для:

• формирования целостной картины происходящего на предприятии
• слаженной работы всех подразделений
• улучшения качества обслуживания клиентов
• эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов

Поскольку значительная часть информации поступает и хранится в виде документов, возникает задача управления потоками документов как внутри организации, так и для обеспечения ее внешних связей. Задача усложняется тем, что, как правило, информация может иметь различную форму представления: текст, графика, табличные данные, звуковая и видеоинформация и т.п., причем документы могут не иметь жесткой предопределенной структуры.

Основные внутренние информационные потоки существуют между иерархическими подразделениями организации и субъектами управления (руководство, начальники отделов, специалисты) в соответствии со структурой оперативного управления.

При создании системы БОСС-Референт был выбран второй путь по причине явного преимущества в части работы с документами.

Системы документооборота, разработанные различными фирмами, не похожи одна на другую. Различия обусловлены выбором средств разработки, возможностями той или иной платформы, идеологией построения системы.

От средств разработки зависят такие параметры, как работа с документами различных форматов, разграничение уровней доступа, эргономичность, масштабируемость, возможность выхода в Интернет и т.д.

В качестве примера средства, обеспечивающего все перечисленные возможности, можно привести продукт Lotus Notes, который в настоящее время является общепризнанным стандартом для систем поддержки групповой работы и позволяет создавать системы в архитектуре клиент-сервер. Система документооборота, разработанная на этой базе, может быть органически встроена в систему комплексной автоматизации, При таком построении информационной системы модуль документооборота будет играть роль связующего звена между другими подсистемами и выполнять те функции, которые невозможно или слишком сложно реализовать в модулях, разработанных на базе реляционных СУБД и работающих в реальном масштабе времени, Например, АРМ по учету расчетов с контрагентами, входящий в состав модуля бухгалтерского учета, формирует список предприятий, которые являются вашими должниками. Модуль документооборота может "скачать" эту информацию, по предписанному алгоритму составить текст письма для каждого предприятия с указанием размера задолженности и критических сроков, а затем в автоматическом режиме разослать по e-mail напоминание всем должникам.

Еще один пример. В модуле "Управление персоналом" сформирован приказ о приеме на работу новых сотрудников на конкретные позиции штатного расписания. Модуль документооборота "получает" этот приказ, обеспечивает его прохождение через соответствующие инстанции, нужные пользователи "визируют" приказ электронной подписью, и документ вступает в силу. Система позволяет автоматически рассылать сообщения о сроках выполнения приказов и контролировать их исполнение.

Автоматизированная система документооборота может включать в себя множество различных функций, особенно если она разработана на заказ с учетом требований конкретного заказчика. Но в типовом решении разработчики могут исходить из принципа разумной достаточности и автоматизировать типовые операции, которые будут успешно использоваться в любой организации. К примеру, типовая система документооборота может включать в себя автоматизацию следующих функций:

• Ведение справочника фирмы. Справочник фирмы является внутренним телефонным и адресным справочником. Здесь содержатся сведения о структуре организации и ее сотрудниках. Эта база данных может использоваться сотрудниками отдела кадров для хранения учетной информации и фотографий.
• База приказов и распоряжений служит для хранения внутренней нормативно-распорядительной информации. Распоряжения и приказы, подготовленные соответствующими службами, могут визироваться руководством и передаваться для ознакомления или исполнения сотрудникам.
• Контроль поручений позволяет руководителям подразделений отдавать поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение.
• База внешних контактов организуется для ведения справочника организаций-контрагентов, с которыми ведется деловая переписка. В число таких организаций могут входить партнеры, клиенты, покупатели, поставщики, органы власти и управления, общественные организации. Здесь же можно хранить сведения о фирмах-конкурентах. Для каждой организации предусматривается ведение списка контактных лиц, а также история всех контактов. Для пользователя важными факторами являются простота регистрации, возможность групповой рассылки, а также формирование поручений по выделенным документам.
• База юридических документов может хранить юридические и другие нормативные акты. Образцы таких документов (например, договоры, счета, отчеты) подготавливаются сотрудниками соответствующих служб и могут использоваться в дальнейшем всеми сотрудниками.
• База новостей – централизованное хранилище данных по интересующей организацию тематике. Документы, хранящиеся в этой базе, помимо текстовой информации могут содержать графические изображения, табличные данные, звуковую и видеоинформацию. Все сотрудники могут "подписываться" на получение свежей информации по определенной тематике – например, новой продукции или экономическим новостям. Пополнение базы данных может производиться самыми различными способами, включая автоматический выбор из сети Internet.

Но, приобретая типовую систему, следует помнить, что это решение никогда не закроет весь спектр задач документооборота предприятия: будут автоматизированы лишь типовые и, может быть, не всегда главные функции. Ведь документооборот каждого конкретного предприятия является уникальной системой, которая зависит от очень многих факторов. Ими являются сложившие традиции, формы представления внутренней информации, субъективные факторы и многое другое.

Поэтому, если вы хотите, чтобы система документооборота полностью соответствовала вашим требованиям, и затраты при этом были минимизированы, приобретайте сначала типовое решение, Поработав с ним, вы совместно с сотрудниками из всех подразделений предприятия сможете четко сформулировать, какими функциями необходимо дополнить эту систему, чтобы автоматизированный документооборот стал неотъемлемой частью вашей организации.