Князева Татьяна Владимировна

Системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) как системы, позволяющие автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями. В разнообразии предложений на рынке СЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать.

Системы, можно характеризовать по ряду критериев: функционалу, производителю, используемым технологиям и т. д. Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческого персонала, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение системы. При решении широкого спектра задач предприятий каждый желает, чтобы система настраивалась "под себя" и в тоже время она должна быть "коробочным" продуктом, который будет внедряться, и поддерживаться силами коллектива. Конечно, можно получить идеальное настраиваемое решение, которое бы учитывало все бизнес-процессы компании, но внедрение таких систем, как правило, занимает от нескольких месяцев до года и даже более и требует немалых финансовых затрат. Но, как известно сроки внедрения должны быть минимальным, а обучение персонала быстрым, "безболезненным" и желательно без отрыва от производственной деятельности. Система должна поддерживать как бумажный, так и электронный документооборот, а также бизнес-процессы организации, что практически невозможно, так как системы поддерживают либо стандарт DMS (делопроизводство, системы управления документами) либо Workflow (автоматизация деловых процедур, проектирование и организация маршрутных бизнес-процессов). Она должна служить таким решением, которое бы предусматривало дальнейшее и дальнейшее ее расширение (за счет добавления новых модулей, к примеру, ЭЦП, сканирования, электронных библиотек, хранилищ документов, web-приложений и т.д.). Особое требование предъявляется к принципам реализации защиты данных в системе, то есть, как организована система прав, поддерживается ли использование ЭЦП и шифрования, интегрируется ли с антивирусными пакетами и т.д.

Не последнюю роль при выборе занимают такие вещи как СУБД, используемая системой, и средство разработки. Чем распространенней СУБД, тем проще с ней работать и тем независимей пользователь от разработчика системы, ему легче найти специалиста, который бы смог установить и настроить ее. На многих современных СУБД могут реализовываться несколько программных продуктов, а это еще один плюс в пользу их выбора. Также уделяется внимание средству разработки программы. Чем известнее и распространеннее средство разработки, тем больше специалистов, которые им владеют и смогут разрабатывать дополнительные компоненты для СЭД, опять же, тем меньше стоимость их услуг, т.к. они не являются "раритетом".

Очень важным является способность программы к интеграции с другими продуктами. Многие пользователи хотели бы видеть свою используемую систему, в которой ведется работа с документами (делопроизводства, бухгалтерии, отдела кадров, сметной и проектной документации и т.д.) как единую корпоративную. С одной стороны, продукт должен быть массовым, чтобы пользователь мог сам осуществлять некоторые настройки системы (например, такие как словари, справочники, типовые маршруты и т.п.), не прибегая лишний раз к услугам администратора. Администратор должен осуществлять только функции по обеспечению безопасности информации, контролируя права и действия пользователей. В настоящий момент потребителей программных продуктов мало чем удивишь. Уже недостаточно предоставлять продукт с функционалом больше, чем у конкурента и лучше ориентированным на решение конкретных задач. Так устроен человек, что, прежде всего, он обращает внимание на обертку, а уж потом на содержание. В нашем случае оберткой является интерфейс программного продукта, и чем он привлекательнее (современнее, ярче) и доступнее в понимании, тем большим спросом пользуется. Еще разработчики часто специально "незашивают" некоторые функциональные возможности, которые программа могла бы выполнить и сама. Они предоставляют эту возможность в виде "конструктора", при использовании которого пользователь почувствует себя не меньше, чем продвинутым программистом. Наличие таких "игрушек" тоже оказывает свою роль при выборе систем. Но не стоит "заигрываться", так как данные возможности "съедают" определенное количество рабочего времени, хотя и бесспорно имеют некоторые свои достоинства. Потребитель внимательно подходит и к выбору разработчика САДЭД. Оценивает, сколько он уже существует на рынке автоматизированных систем, как себя зарекомендовал среди пользователей и конкурентов, каким образом осуществляет техническую поддержку продуктов, как часто выпускает обновление системы и многое другое. Таким образом, популярность той или иной автоматизированной системы зависит от дружественности ее интерфейса, простоты в установке и эксплуатации, легкости в освоении, надежности, актуальности времени, а также стоимости ее внедрения и поддержки.

В погоне за рекламой и предлагаемыми супервозможностями покупаемого продукта компании нужно ясно представлять круг решаемых с её помощью задач, каким образом они будут реализовываться и реальное соотношение цена-качество. Конечно, развитые функциональные возможности с учетом современных требований, безусловно, плюс. Но, стоит подумать об их востребованности в дальнейшем. Давайте попробуем на конкретных примерах разобраться в этих и других вопросах. Для данного анализа были выбраны системы являющиеся популярными российскими разработками и относящиеся к промышленным решениям. Перед началом работы был произведен сбор пакета информации от каждого поставщика продукта. В него вошли: Демо-версия системы; Коммерческое предложение от разработчика на поставку, внедрение и сопровождение продукта из расчета 30 рабочих мест; Оценка работоспособности службы технической поддержки через интернет-сайт и электронную почту. В итоге маркетингового анализа были выбраны 8 компаний: ЭОС, Cognitive technologies Ltd., ГНПП "Гранит-Центр", НТЦ ИРМ, NAUMEN, Оптима, DIRECTUM, Кодекс. Но так как DIRECTUM и Кодекс по разным причинам не смогли предоставить демо-версии своих продуктов, в итоге осталось 6 компаний. Автор является независимым экспертом, а сделанные выводы, отражают только его личное восприятие. Анализ систем проводился на основе опытного тестирования предоставленных демо-версий систем. Перечислять все функциональные возможности данных систем не предоставляется возможным, остановимся на отдельных функциях, которые наиболее хорошо реализованы или наоборот нереализованы в системах, а также на главных особенностях этих систем.

ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ

"ЕВФРАТ-ДОКУМЕНТООБОРОТ" является разработкой российской компании - Cognitive Technologies Ltd (www.cognitive.ru). Она имеет привычный дружелюбный интерфейс почтовой программы, понятный любому пользователю. К преимуществам программы можно отнести приложение "мастер журналов и отчетов". Он предоставляет большой выбор отчетных форм (их подробность) и возможность создавать собственные формы отчетов. Но, создать более ил менее серьезный отчет не обладая навыками программирования не получится, т.к. потребуется создавать запросы к БД. В системе ЕВФРАТ-Документооборот предусмотрен способ обмена электронными сообщениями между пользователями через встроенный почтовый сервер. Сообщения, могут содержать текст и вложенные РКК документов, но нет возможности прикрепить обычный документ, например, отчет исполнителя (можно указать только адрес документа в локальной сети). Сотрудник с правами "Администратор" имеет функцию отправки сообщений всем работающим коллегам или конкретному работающему лицу. Функцией можно воспользоваться для одновременного оповещения работающих сотрудников, например, о завершении работы в системе или о начале совещания. Данная возможность используется самой системой для автоматической рассылки уведомлений и напоминаний, связанных с поручениями и согласованиями. Наличие функции "списки рассылки" позволяет разослать документ всем выбранным пользователям. В ней можно объединить отделы "маркетинга", "продаж", должности "руководству", "администратору", "всем пользователям" и т.д. Рассылка осуществляется между сотрудниками организации. Рассылка же внешним организациям невозможна, т.к. система в стандартной поставке не поддерживает справочник внешних организаций.

В системе ЕВФРАТ-Документооборот реализован механизм "ролей" служащий для делегирования текущих и будущих заданий, прав доступа на документы и потоки, перенаправления потока входящих сообщений от одного пользователя к другому. С помощью него можно создавать объем обязанностей и полномочий по выполнению специфических функций, накладываемых на исполнителя данной роли. Фактически роль выступает в качестве иного именования сотрудника и может использоваться везде, где можно указать имя сотрудника: в списке исполнителей и контролера поручений, в качестве получателя сообщений, при назначении прав на отдельные документы и потоки документов и т.д. В один момент времени роль может исполнять только один сотрудник, в то же время один и тот же сотрудник может исполнять несколько ролей. При регистрации подразделения привлекает возможность ввода информации о подразделении организации (наименование подразделения, руководитель подразделения, номер подразделения, телефон, факс, е-mail, адрес, примечание). А также при регистрации пользователя возможность ввести информацию об этом сотруднике (ФИО, комната, телефон, факс, e-mail, примечание), недостатком этой возможности является отсутствие функции "выбрать из справочника", т.к. данные об организации такие как: индекс, адрес, телефон, как правило, постоянны. Данная функция могла бы быть полезна всем пользователям в качестве справочника организации, но, это доступно только сотрудникам с правами "Администратор". К недостаткам стандартной поставки ПО следует отнести, отсутствие возможности работы с обращениями граждан, а, следовательно, не предусмотрено создание справочника граждан, не поддерживаются специальные функции обработки обращений граждан (повторность, коллективность, анонимность, личное и т.п.). Хотя предоставляется возможность создать произвольную форму РКК "обращения граждан", создать словарь "вид обращения".

В ЕВФРАТ-Документооборот одновременно с документом может работать только 1 сотрудник. В то время как зачастую требуется коллективный труд, что повышает быстроту исполнения поручений. Также нет регистрации документов из электронной почты в связи, с чем система не позволяет работать с удаленными филиалами и организациями, назначать соисполнителей по документу. В стандартной поставке отсутствуют значимые функциональные возможности, такие как: опись дел, номенклатура дел, списание документа в дело, поддержка проектов документов, версий документов, реестра отправки документов, журнала ознакомления с документами, поточное сканирование, использование фильтра, наследование прав пользователя, отсутствие возможности пользователя создавать личную папку. Существует еще ряд недочетов делающих работу менее комфортной: отсутствие грифов доступа к документам, вида доставки документов, картотек подразделений, личных кабинетов пользователей. В новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12, предусматривается возможность интеграции ЕВФРАТ с электронной почтой, которая обеспечит отправку и получение электронной почты непосредственно на рабочих местах пользователей. Пользователи смогут импортировать обыкновенные почтовые сообщения произвольного формата (txt или html) и приложенные к ним файлы в документы системы ЕВФРАТ-Документооборот, и наоборот - отправлять документы системы в виде обычных писем электронной почты. В 11 версии ЕВФРАТА было невозможно посмотреть в РК, в каком формате прикреплен файл и сразу же открыть его. Для того чтобы просмотреть приложенный файл, нужно было открыть меню "Файл", выбрать "экспорт". В новой версии программы этот порядок несколько изменен, теперь при прикреплении либо просмотре документа автоматически предлагается "открыть" или "сохранить" этот файл. Но удобства в работе эти изменения не добавили. А при вложении аудио-файлов, по-прежнему, используется метод "файл-экспорт". Преимуществом же системы является быстрота обучения пользователя, удобство и простота настройки.

Внедрение ЕВФРАТ-Документооборот на небольшом предприятии может быть осуществлено не только специалистами компании Cognitive Technologies Ltd, но и собственными силами технических специалистов организации. Использование собственной разработки - СУБД "Ника", отражается на скорости работы системы. Медленно происходит загрузка РК документа, создание отчетов. Трудно представить, как система будет справляться с большим объемом документов и РК. Возможно, эта проблема решиться в следующей версии, c которой в качестве СУБД будет не только "НИКА", но и платформа MS SQL Server, Oracle. Система позволяет не создавать пароль для пользователя системы. То есть вход в систему осуществляется только под логином пользователя. Кроме того, система запоминает на рабочем месте последний логин, под которым осуществился вход, это позволяет злоумышленникам воспользоваться незащищенностью программы. Неудобно искать зарегистрированные документы за текущий день и уже исполненные. Появившаяся упрощенная процедура регистрации документов позволила проводить регистрации документа на основе уже существующего с автоматическим заполнением необходимых полей, что существенно сокращает время и упрощает регистрацию однотипных документов. К тому же, предусмотрена проверка на дублирование регистрируемых документов. В новой версии предусматривается возможность создания справочников. Хочется верить, что система позволит создать недостающий справочник организаций и предприятий для учета данных организаций-контрагентов. Пока система содержит только встроенные справочники "структура предприятия" и "адресная книга". Особенно остро отражается на контроле исполнительской дисциплины отсутствие функций согласования проектов резолюций, визирования, согласования проектов документов, отсутствие возможности проследить работу с версиями документов. Визирование документа осуществляется только с применением функции ЭЦП. Дополнительно в систему могут входить следующие модули: Программа Архивариус - предоставляющая средства автоматизации процессов списания и хранения документов (состоит из Сервера Архивариуса, программы конфигурирования БД Архивариуса и программы обслуживания сервера Архивариуса) НТТР-сервер, который дает возможность пользователям получать доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира Таким образом, можно сделать вывод, ЕВФРАТ-Документооборот ориентирована на работу сотрудников небольших промышленных частных и государственных организаций, высших учебных заведений, страховых и финансовых организаций, сервисных и IT-компаний. Выпуск новой версии ЕВФРАТ-Документооборот v.12 позволит расширить существующие рамки заказчиков, так как система способна будет работать на распространенных СУБД (Oracle и MS SQL Server), а также обеспечит работу удаленными подразделениями и филиалами, а весьма доступные цены на систему делают ее очень привлекательной для небольших организаций.

ДЕЛО

ДЕЛО является собственной разработкой компании "Электронные офисные системы" (ЭОС) (www.eos.ru). Система разработана для использования в традиционных делопроизводственных службах: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, общих отделах, экспедициях и т.д. Продукт реализует автоматизацию делопроизводства в классическом его понимании. ДЕЛО лучше остальных систем ориентирована на нормы отечественного делопроизводства и прекрасно учитывает российскую бизнес-логику работы с документами. Обладая всем необходимым функционалом, который предусматривает поддержку делопроизводства и документооборота в сложившихся традициях, она одинаково хорошо подходит для использования, как в государственных, так и коммерческих структурах. САДЭД ДЕЛО, является готовым ("коробочным") промышленным, настраиваемым решением, открытым для расширения и интеграции. Данный продукт отличается интуитивно понятным интерфейсом, быстрыми и безболезненными сроками внедрения, так как он не только не меняет сложившиеся процессы работы с документами, но и позволяет еще более их оптимизировать в соответствии с нормами российского делопроизводства. Кроме того, компания ЭОС имеет развитую сеть партнеров по всей России и странам СНГ, занимающихся внедрением и поддержкой системы ДЕЛО, что позволяет удерживать фиксированные цены на поставку и внедрение независимо от степени удаленности разработчика. Примечательно, что ДЕЛО является первой системой документооборота в России, получившей государственный сертификат наивысшего качества. Одним из достоинств ДЕЛО, которое хотелось бы особо отметить, является функция "справочники", подобной которой, не встречается более ни у одной из рассматриваемых систем. Она позволяет учитывать всю информацию об организациях-контрагентах (название организации (полное и сокращенное), регион, индекс, город, адрес, e-mail, ФИО, тел., факс, юридический адрес, ИНН, ОКПО, ОКОНХ, представителей организации, банковские реквизиты и дополнительные примечания). Данная информация необходима не только бухгалтеру предприятия, но и секретарю, менеджеру, юристу и другим должностным лицам в повседневной работе. Очень удобно и просто выстроена работа с кабинетами и папками системы. ДЕЛО содержит папки "поступившие", "на подписи", "на исполнении", "на визировании", "проекты документов", "на контроле". Для удобства пользователь может создавать собственные папки. Таким образом, очень легко отследить стадии работы с документами. А принцип "кабинетов" позволяет объединить несколько должностных лиц в один кабинет, как это чаще всего и бывает в реальности. Принцип "кабинетов" является характерной особенностью системы ДЕЛО. Иначе говоря, автоматизирован "живой процесс" работы с документами. Все документы, подлежащие регистрации, делятся в системе на произвольное количество групп (сформированных на основе базовых), каждая, из которых регистрируется отдельно, т. е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов.

Системой ДЕЛО поддерживаются три базовые группы: входящие - из вышестоящих организаций, из разных организаций и предприятий исходящие (внутренние) - инициативные документы, ответы на запросы, ответы на письма граждан письма и обращения граждан Система поддерживает регистрацию сопроводительных, повторных, связанных документов, регистрацию проектов документов, связанных проектов документов и работу с ними, позволяет назначить соисполнителей по документу. Причем при регистрации сопроводительных документов имеется возможность прикрепить сам файл документа, а не только указать информацию о нем, как это реализовано во многих других системах. Очень удобно работать с регистрационной карточкой (далее РК). Во-первых, в ней нет всевозможных закладок, скрытых полей, либо полей обязательных для заполнения, не нужно прописывать схемы и маршруты рассылки РК, т.к. система автоматически рассылает их всем исполнителям и контролерам по данному документу (реализован принцип свободной маршрутизации). Дополнительно возможно использовать произвольные списки рассылки документов. Во-вторых, она сама генерирует регистрационный номер и дату документа, что упрощает процесс регистрации и предотвращает возникновении путаницы с номерами и индексами документов. Недочетом является отсутствие функциональной возможности называемой "мастер регистрационных карточек", позволяющей создать регистрационную карточку с некоторыми "индивидуальными" реквизитами организации, либо скорректировать реквизиты на основе имеющейся РК. В ДЕЛЕ имеется такая функция как "дополнительные реквизиты", позволяющая создавать произвольные реквизиты заданных типов (дата, тест, числовые типы и т.п.) в разделе РК "Дополнительные реквизиты". Но отсутствует возможность поместить эти реквизиты в основной раздел РК . Система ДЕЛО максимально полно поддерживает классическое делопроизводство, об этом свидетельствует наличие функций: реестр рассылки, номенклатура и опись дел, списание документов дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Она рассчитана и на организации, ведущие работу с удаленными подразделениями и филиалами.

ДЕЛО изначально разрабатывалась для государственных учреждений, поэтому в ней реализован механизм по работе с обращениями граждан. При регистрации гражданина очень удобно вводить его личные данные (фамилию, город, индекс, телефон, адрес, регион, статус, категорию, пол, ИНН, паспортные данные, e-mail, примечания). А для удобства обработки данных обращений граждан, в системе указывается вид обращения - личное, коллективное либо анонимное. Система поддерживает режим печати РК документа, регистрационного штампа, штрих-кода используемого при поточном сканировании, реестра рассылки документов, наклеек на документ. При этом шаблоны печати можно задавать собственные шаблоны печати. Поддержка электронного документооборота обеспечивается вследствие реализации таких функций как: интеграция системы с внешними приложениями MS Word, MS Excel, MS Outlook, регистрация бумажных документов и преобразования их в электронную форму с применением функции поточного сканирования, придание юридической значимости электронным документам с помощью средств электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и криптозащиты, регистрация и отправка документов при помощи интеграции с электронной почтой. Особое внимание разработчиками уделено конфиденциальности и безопасности информации. В системе учитывается регламентация прав доступа пользователей к картотекам документов в соответствии с их грифами. Предусмотрена совместимость системы с антивирусными пакетами.ДЕЛО - единственная система из рассмотренных, имеющая подробную сопроводительную печатную документацию, и электронную встроенную помощь с изображениями и подсказками. При этом имеет наибольшее количество дополнительных модулей: подсистема архивное хранение, ДЕЛО-WEB, поточное сканирование, ЭЦП и шифрование, eDocLib, система ДЕЛО-Кадры и др. Как отмечалось выше, в системе ДЕЛО отсутствует такая функциональная возможность как "дизайнер форм карточек", которая позволяет создавать новые формы РК, добавлять "нестандартные" реквизиты, учитывающие индивидуальность организации на основе имеющихся РК в основной раздел РК . В ДЕЛЕ Вы также не найдете "графического дизайнера маршрутов", да и вообще любого другого маршрутизатора. Маршрут в системе ДЕЛО задается только при работе с проектами документов. В системе предусмотрено три вида задания маршрута: параллельный (проект документа рассылается сразу всем участникам процесса визирования, а затем подписания) последовательный (проект документа направляется на визирование и подписание должностным лицам в порядке очерёдности) параллельно-последовательный ДЕЛО содержит стандартные отчетные формы, генерируемые на основе шаблона в файл MS Word. Шаблоны формы легко редактируется пользователем в MS Word. А любые дополнительные отчеты разрабатываются при помощи специального API, поставляемого с системой. В ДЕЛЕ также отсутствует система ролей - механизма обеспечения информационной безопасности, который формирует пользовательские роли и определяет объем информации и операций, к которым допущена каждая конкретная роль. В дальнейшем роли можно указывать вместо конкретных исполнителей, что позволяет организовать работу в режиме реального времени или постоянного замещения одного сотрудника другим. Однако, в модуле Администрирование имеется функция, позволяющая скопировать права пользователя. Таким образом, достаточно легко создать нового пользователя, наследующего все (или часть) прав и личных настоек от уже существующего в системе пользователя. В системе ведется полное протоколирование действий пользователя и действий администратора по изменению прав пользователей. Но, не реализован механизм обработки данных протоколов: поиск в протоколе по критериям т.п. Однако стоит оценить по достоинству встроенные в систему средства электронной почты, позволяющие проводить рассылку прямо из регистрационной карточки, что позволяет значительно экономить время и силы. Предусмотрена передача, как копий, так и оригиналов документов. Кроме того, ДЕЛО, единственная поддерживает наличие нескольких картотек в системе. Каждое подразделение с большим объемом документооборота может иметь собственную картотеку. Все картотеки могут взаимодействовать между собой. Ну и самое главное, в ней реализована поддержка всех наиболее важных делопроизводственных функций, таких как: реестр рассылки, опись дел, списание документов в дело с соблюдением всех архивных норм и правил. Что позволяет избежать ведения дополнительных журналов, специализированных программ, Excel- и Word-документов, облегчая тем самым труд персонала. Подводя итог, хотелось, чтобы в системе были учтены недоработки и появился полноценный редактор регистрационной карточки для обеспечения возможности настройки вида РК для "нетипичных" документов. Возможно стоит увеличиличить количество предлагаемых стандартных отчетов. Но в целом, остается только поблагодарить разработчиков за действительно удобный и продуманный продукт.

NAUDOC

NAUDOC - система управления корпоративной информацией через Web, разработанная компанией NAUMEN (ЗАО "Наумен", www.naumen.ru). Система оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9000:2001, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.). Особенностью системы является использование оригинальной архитектуры: язык разработки высокого уровня Python, позволяющий быстро реализовать бизнес-логику, и объектная база данных ZODB с открытыми исходными кодами. Рассмотрим характерные положительные стороны NauDoc: полноценный web-интерфейс, обеспечивающий удаленную работу и облегчающий внедрение системы отсутствие затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей: в ценах указана полная стоимость всего программного обеспечения, включая сервер приложений, базу данных и пр. поставка с полным набором исходных кодов работа на большинстве платформ: Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD, Mac OS X Значительный опыт реализованных проектов и полный спектр услуг по обучению и поддержке обеспечивают успешное внедрение и качественное сопровождение системы Одним из преимуществ, делающих систему NauDoc популярной среди российских компаний, является ее web-ориентированность. Благодаря этому качеству для полноценной работы с документами и бизнес-процессами, включая функции редактирования, маршрутизации и контроля выполнения документов, пользователю NauDoc необходим только обычный интернет-браузер, установленный на компьютере пользователя. Заявлено о возможности работы из любой точки мира, вся функциональность доступна через интернет по защищенному каналу. Информация передается через Интернет-браузер только пользователям, прошедшим аутентификацию. Особенностью интерфейса является поддержка двух языков русского и английского. Функция подсказки осуществляется на английском языке. Это единственная система, обеспечивающая возможность сохранения входящих документов, не подлежащих регистрации (каталоги, прайс-листы, приглашения и т.д.) и работа с ними. Интересна функция создания внутреннего и внешнего сайта компании. Публикация анкет на Web-сайте.

NauDoc обеспечивает работу с входящей и исходящей электронной почтой как с обычными документами системы. Причем папки с входящей и исходящей почтой находятся не где-нибудь в стандартной почтовой программе, а здесь же в рабочем окне пользователя. В документах системы есть возможность добавлять и изменять реквизитные поля. Встроенный планировщик периодических заданий позволяет назначать задания на определённый день недели или месяца, производить планирование на произвольные даты, определять перенос даты при условии, когда задание выпадает на выходной день. Например, можно спланировать периодическое задание вида "каждый первый и последний день месяца, если выпадает на выходной день, то перенести на понедельник". В NauDoc контроль за исполнением заданий можно отследить с помощью "статистики выполнения задания". В таблице содержится информация о входящих заданиях каждого пользователя с учетом их состояния на текущий момент времени (назначено, завершено, просрочено, отклонено, оставлено без ответа). Там же можно ознакомиться с каждым входящим заданием пользователя (заголовок, назначено, контролер, ответственные пользователи, дата создания, дата окончания), а затем обратно вернуться к общему списку статистики. Статистика выводит результат исполнения в процентах по каждому пользователю. NauDoc позволяет использовать такой инструмент маркетинговых коммуникаций, как периодическая рассылка новостей компании и других рекламно-информационных материалов. Рассылка отправляется на указанные адреса подписчиков в виде писем электронной почты и согласно определенному расписанию: с интервалом раз в неделю, раз в месяц или немедленно. Количество тематических рассылок неограниченно. Регистрация новых подписчиков может выполняться ответственным лицом (аккаунт-менеджером) в NauDoc или же самими подписчиками через форму регистрации на Интернет-сайте. Документы, отправленные в виде рассылки, сохраняются в виртуальном архиве, и доступны подписчикам для просмотра в закрытом разделе Интернет-сайта. Встроенный электронный архив документов позволяет списывать последние в архив, после изменения их статуса. К недостаткам относится, то, что система является скорее "конструктором", нежели готовым "коробочным" решением. То есть для нормальной работы пользователя требуется создание и настройка справочников, настройка почтовых папок, создание папок пользователей. Реализация системы на СУБД ZODB и использование редкого языка Python, потребует специального и дорогостоящего обучения технолога и администратора системы. Система не поддерживает работу с помощью использования "горячих клавиш". В системе NauDoc доступ осуществляется не только к отдельным документам, а к папкам, в которых они содержатся. Существует возможность создания деловой процедуры, например "прием заказа от клиента". Добавлен новый шаблон действия - таймер, который устанавливается при выполнении перехода, а по истечении определённого отрезка времени запускает другой переход. Например, если документ слишком долго находится на согласовании, то производится переход и документ движется по другому маршруту. Работа с интерфейсом программы NauDoc, так как рабочее окно системы напоминает что-то среднее между интерфейсом web-сайта и окнами Windows, поэтому для работы с системой потребуются определенные навыки работы с данной системой. Резюмируя можно сказать, что данная программа является скорее "конструктором" и требует настройки. NauDoc предназначена для автоматизации процессов документооборота, ведения архива документов, контроля исполнительской дисциплины, удаленной работы с документами из филиалов и представительств, управления содержанием и структурой корпоративных web-сайтов, поддержки системы контроля качества, соответствующей действующим международным нормам. Система подходит коммерческих компаний с развитой структурой филиалов и удаленных подразделений, предоставляющих услуги, в том числе, с использованием сети Интернет. Идеальное решение для IT-компаний, многие сотрудники, которых работают "вне организации", хорошо владеющие компьютером и знакомы с работой в сети интернет.

OPTIMA-WORKFLOW

OPTiMA-WorkFlow является разработкой компании Оптима (www.optima.ru,www.optima-workflow.com). OPTIMA-WorkFlow - комплексная система автоматизации управления потоками работ и организации конфиденциального документооборота является интегрированным аппаратно-программным решением, предназначенным для автоматизации создания и обработки вовлеченных в деловые процессы объектов или их электронных прототипов; для формирования правил и описания способов обработки и обеспечения доступа к ним пользователей со своих рабочих мест; для осуществления контроля над ходом выполнения работ над объектом и их результатами. Основной принцип данной системы - это ориентированность ее на автоматизацию деловых процессов, управление потоками работ, организацию электронного документооборота, а не на действия, связанные с обработкой документов. Система базируется на принципах открытой архитектуры и объектной интеграции, что обеспечивает возможность встраивания и взаимодействия с любыми другими системами - сканирования, распознавания текста, печати, использования средств электронной почты и факсимильной связи и т.д. Особенностью системы является ее уникальная способность полностью адаптироваться к специфике любой организации. Кроме общего механизма организации потока работ, система позволяет хранить во время проведения работ все документы, относящиеся к процессу. Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганта. Эту работу можно производить и в среде MS Project c использованием всех ее возможностей, так как OPTiMA-Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. Для регистрации версий документов используется СУБД, к которой осуществляется доступ через ODBC.

OPTiMA-Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Но, как утверждают разработчики, OPTiMA-Workflow не даст использовать Exchange в качестве электронного архива. Система успешно внедряется в крупных промышленных предприятиях, органах управления городов, банках, страховых и финансовых учреждениях, предприятиях энергетики, связи, телекоммуникаций, сервисных и IT-компаниях. Уникальной особенностью OPTiMA-Workflow является наличие функций: "доска объявлений", журнал событий, инвентаризация, определение критических путей, менеджер ресурсов, хранилище, макеты отчетов, подшивка документов, а также совместимость с антивирусными пакетами. "Доска объявлений", это документы доступные исполнителям только в той части, в которой эти исполнители упоминаются. Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием подлежащего исполнению поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, обращения к контролеру, отметить факт выполнения и т.д. Все это происходит в одном экземпляре документа, который таким образом не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, ответственных исполнителей и соисполнителей. В модуль работы с таким документом встроены механизмы рассылки уведомлений о постановке на контроль и напоминаний об истечении сроков исполнения, сбора статистики о ходе исполнения и состоянии исполнительской дисциплины. Эти механизмы полностью интегрированы с современными настольными приложениями пользователей MS Outlook и MS Project Система позиционируется разработчиками как ориентированная на сопровождение силами персонала, не являющегося специалистами в компьютерных технологиях, а имеющего опыт в сфере делопроизводства, организации деловых процессов. Возможно, система OPTiMA-Workflow действительно является простым и удобным продуктом для неопытного пользователя, но только после того, как она будет настроена либо обученными сотрудниками организации, либо специалистами компании "Оптима". Так как система предназначена для адаптации к специфике организации, то она представляет собой "конструктор" с набором инструментария для описания технологии обработки данных. Перед тем, как приступить непосредственно к работе, требуется долгое администрирование (регистрация пользователей, создание словарей, макетов РК и привязка их к словарям, создание маршрутных схем, хранилищ, техпроцессов, отчетных форм и т.д.) Отсутствие возможности создания связок, словарей и справочников, совместной работы над документом, визирования, проектов документов, группы пользователей, роли, явного разграничения прав доступа на документ и списание документов в архив. Делая вывод, можно сообщить следующее, система не является готовым коробочным решением. Скорее ее можно отнести к классу "конструкторы". Следовательно, быстрое внедрение системы не представляется возможным. OPTiMA-Workflow, безусловно, относится к классу самых дорогих программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов организации. Помимо "недешевых" лицензий ПО самой системы, приобретаются также лицензии на использование СУБД MS SQL Server и MS Exchange, плюс к этому, ПО для резервного копирования информации (например, HP Storage Works MSL5026 Tape Library) и ПО других совместно используемых приложений (MS Project), что значительно увеличивает конечную стоимость внедрения данного продукта.

ГРАН-ДОК

Система автоматизированного документооборота и делопроизводства организации Гран-Док разработана в ГНПП "Гранит-Центр" (http:\www.granit.ru), в соответствии с требованиями и стандартами российского делопроизводства. Данное решение поддерживает схемы делового документооборота, присущие государственным и муниципальным структурам управления. Основными клиентами компании является Правительство Москвы и московские муниципальные образования. Отличительными особенностями системы Гран-Док являются функции: расширенного контроля исполнения, который делится на внешний, внутренний, депутатский, дополнительный и ОСОБЫЙ КОНТРОЛЬ интеграция системы с ИПС "Кодекс". Функция позволяет установить ссылки на документы из ИПС "Кодекс" и ссылки на документы, добавленные в БД "Кодекс" из системы "Гран-Док" запись на прием руководителя и составление графика приема, привязка его к РК документа Программа содержит сервис сообщений, реализующий механизм обмена между пользователями сообщениями. Последние могут содержать разнородные объекты: папки документов, тексты сообщений, тексты документов, электронные формы, графики, отсканированное изображение, аудио и видеоинформацию. Но, к сожалению, система никак не уведомляет пользователя о поступлении новых сообщений. В самой системе предусмотрена функция резервного копирования базы, которое рекомендуется производить не менее одного раза в сутки. Каждая следующая резервная копия базы данных записывается поверх существующей. Созданную резервную копию можно сохранить на диск либо дискету, с использованием архивирования. Данный механизм предназначен для защиты системы от потери данных в случае сбоя. Система позволяет проконтролировать исполнение документа по отдельно взятым его пунктам, назначить исполнение по конкретному пункту документа. Это относится к ОРД, к проектам ОРД, а также к служебной документации. В РК таких документов существует специальная зона "пункты". Но нельзя указать конкретные сроки исполнения. При удалении РК документа, система позволяет сделать пересчет данного потока документов в БД, пользователю с правами "Администратор". Генерация индекса документа происходит автоматически. Но первоначальная настройка индексов документов проводится администратором системы вручную. К любому документу в системе может быть прикреплено в виде файлов любое количество исходных документов, которые могут быть при необходимости отсканированы. Функция прикрепления исходных документов и сканирование документов осуществляется с помощью работы с окном "объекты для документа", которое находится на панели инструментов РКК. Сканирование осуществляется при наличии ПО "FineReader". При прикреплении исходных документов имеется возможность задавать группу исходных документов, объединяя их в папку с соответствующим названием. Каталог имеет древовидную структуру (дерево). Древовидная структура позволяет формировать группы в каталоге с различными уровнями вложенности. Один из недостатков программы сложность и многослойность РКК. Регистрационно-контрольная карточка системы поделена на множество зон и закладок, имеет скрытые множественные реквизиты. При работе с РК не указывается, к какой форме она относится (обращение граждан, входящие, исходящие, ОРД). К РК невозможно прикрепить файл сопроводительного письма. Отметка об исполнении представляет собой простое текстовое поле, которое не содержит стандартных текстов, возможности ввода даты исполнения. Отсюда возникает вопрос, как отслеживать фактическое исполнение поручения по документу? При вводе текста в поле РКК буквы иногда "налазят друг на друга". Нельзя ввести информацию об организации-контрагенте. Существует словарь организаций, должностей, где можно ввести только наименование внешних организаций. Отсутствуют справочники. Нельзя добавить новый словарь. Недостатком является, то, что работа со словарями доступна только пользователю с правами Администратора. Особенно ярко это проявляется, когда при заполнении РК нельзя заполнить некоторые поля, так пользователь не имеет возможности ни выбрать из словаря, ни добавить недостающее слово в словарь. Настройка словарей и печатных форм, занимает достаточное количество времени. Это неприемлемо, если систему автоматизации нужно внедрить в кратчайшие сроки. Количество символов логина и пароля не должно превышать 8 символов. Наименование подразделения не должно превышать 30 символов включая пробелы. По правам пользователи системы делятся на Администраторов и просто пользователей. То есть пользователь как таковых прав не имеет. В системе не реализован механизм разграничения прав доступа на документ. Введенные данные о пользователе не редактируются, даже в случае ошибочно введенной фамилии или логина пользователя. Отсутствие таких функциональных блоков как: дизайнер форм карточек, маршрутизация и задания маршрута, генерации отчетов, е-mail рассылки, поддержка шифрования и ЭЦП, фильтра, роли, "мастер журналов и отчетов", модуль для web-доступа, фильтр, протокол действий пользователя. Не поддерживаются некоторые функции определенные стандартами российского делопроизводства: ведение журнала документов, реестр рассылки документов, списание документа в архив, визирование и подписание документов. Нет возможности учитывать версии и проекты документов. Служба технической поддержки. Техническая поддержка с сайта компании ("вопрос-ответ") фактически не работает и не обновляется. На электронные письма в отдел технической поддержки и общий адрес предприятия ответов не поступает. Не понятно, существует ли "горячая линия" поддержки для лицензированных пользователей системы. Отсутствует подробная инструкция по данной системе. По непонятным причинам каталоги отчетов в программе Гран-Док почему-то именуются то "катологами", то "каталогами". Складывается впечатление, что данная система давно не имела обновлений и доработок. Система Гран-Док, скорее предназначена для небольших муниципальных организаций, с малым количеством подразделений и персонала. Система не универсальна. Она требует значительной настройки словарей, формирования списка пользователей, построение индекса адресов, регистрацию печатных форм, настройку печатных форм с номенклатурой. Усложняет работу с системой отсутствие подробной инструкции. Скорее всего, система не ориентирована на максимально быстрое внедрение.

ЗОЛУШКА Система автоматизации делопроизводства DIS:Class Электронная канцелярия "Золушка" создана ЗАО "Научно-Технологический Центр Института Развития Москвы" (НТЦ ИРМ) (www.mdi.ru). Золушка осуществляет поддержку управленческой деятельности за счет автоматизации классического делопроизводства. К сожалению, в системе присутствует ограничение: система работает в промышленном режиме при объеме до 20000 зарегистрированных документов в год. Данная программа состоит из 3х независимых компонентов: "Письма граждан". Характеризуется тем, что связующим началом пакета (пачки) писем является идентификатор адресата - отправитель. "Решения и распоряжения". Характеризуется возможностью поставить на контроль не только документ в целом, но и отдельные его пункты. При этом контроль вести по каждому пункту в отдельности. "Служебная корреспонденция". Характеризуется большим объемом переписки между организациями. Это является уникальной особенностью Золушки, так как фактически регистрация документов осуществляется не в одной подсистеме, как у остальных, а в трех. Кроме этих компонентов, система не содержит никаких дополнительных модулей и приложений. РКК системы DIS:class состоит из взаимосвязанных закладок, а именно: регистрационная карточка, рассылка документов, примечания, поручения, сопроводительные документы, оригиналы, повторные документы, ответы. Каждой закладке соответствует поле, предназначенное для ввода значения. Рассмотрим особенности работы с отдельными закладками карточки системы "Золушка": Закладка регистрационная карточка. При работе с РКК системы DIS:class сразу отмечается отсутствие ряда стандартных реквизитов, таких как: гриф доступа, вид доставки, количество листов документа, номер экземпляра. Также отсутствует автоматическая генерация рег. номера. Данный реквизит является обязательным для заполнения и выбирается вручную. Система не позволяет указать в закладке РК больше 2-3х исполнителей и контролеров, т.к. поле РКК ограничено на введение символов. Рассылка - поле, в котором отмечается, в какие подразделения были пересланы копии документа, а также вносится запись в реестр отправки. После записи карточки документа в базу данных программы автоматически создают и отправляют электронные копии этих карточек в базы данных подразделений, выбранных вручную из сформированного списка рассылки. Рассылать РКК следует только после того, как на ней были заполнены все необходимые поля, прикреплены сопроводительные документы, файлы. В случае если это не было выполнено, то дополнение реквизитов осуществить невозможно, т.к. после отправки копии РКК отправитель теряет права на ее редактирование - она становится для него "чужой", т. е. принадлежащей подразделению-получателю, кроме того, возникают случаи, когда в папку к исполнителю может попасть сразу несколько одинаковых карточек. Путь движения копий РКК отражается в поле "путь рассылки". Поручения. Нет возможности, назначить ответственного исполнителя, отправить документ на подпись или визирование. Сопроводительный документ, содержит данные о документе (наименование организации, номер, дата документа, исполнители и поручения на документ) приложенного к первичному или повторному документу и пересланный из другой организации. В этой закладке отсутствует возможность прикрепить файл сопроводительного документа. Оригиналы - закладка для добавления электронной копии документа. Прикрепляемый файл нельзя редактировать т.к. в процессе привязки автоматически создается и переименовывается копия файла-оригинала, которая помещается в специальном подкаталоге "рабочая область". У копии файла устанавливается атрибут "Только чтение". Для того чтобы внести изменения в документ, нужно сохранить его под другим именем и заново прикрепить к карточке, таким образом, появляется две копии одного и того же документа. Системой не предусмотрена совместная работа над документом, назначение соисполнителей. Функция "Номенклатура дел" - сводка за указанный период регистрации по индексам. Сводку, возможно, формировать как по отдельному индексу, так и всем сразу. В этой сводке учет ведется только по первичным и повторным карточкам. Поддержка функции "списания документа в дело". Списание документов в дело обеспечивается в соответствии номенклатурой дел. Система поддерживает реестр рассылки документов внутри организации. В реестре отмечается, в какие подразделения был отослан документ. Данная функция не выделена в отдельный функционал, как например, это сделано в системе ДЕЛО. Реестр можно посмотреть, открыв РК документа. Папки системы состоят из набора вложенных древовидных папок, которые содержат "историю документов". Формирование истории документов - представление совокупности документов, всей переписки по вопросу и регистрационных карточек документов, входящих в состав этой папки. Словари системы не выделены в отдельный функционал. Они пополняются только при вводе новых значений в поля РК. Причем эта процедура трудоемка и отнимает много времени при вводе новых данных в поля РК. Система позволяет распечатать имеющиеся в ее БД словари. При формировании отчетов, возникает системная ошибка. Невозможно экспортировать файл отчета в MS Word. Есть возможность сохранять отчеты в системную папку в формате rtf. В этом формате отчет можно редактировать. Система Золушка DIS:class не позволяет создавать группы пользователей, присваивать роли. Не поддерживается работа с должностями сотрудников. Системой не поддерживается функциональная возможность "Наследование прав". Каждому пользователю права присваиваются вручную администратором системы. Это неудобно при наличии большого количества пользователей с одинаковыми правами. Не поддерживается функция шифрования данных и работы с ЭЦП. Таким образом, при работе в этой системе невозможно обеспечить защиту документооборота. Пароль, присваиваемый пользователю должен быть не более 8 символов. Система, позволяет и не присваивать пароль пользователям, также она автоматически запоминает все логины пользователей, которые содержатся в ее БД, и предлагает при входе в систему выбрать свой логин. Это является еще одним пробелом в защите данных. При регистрации пользователей кроме ФИО и подразделения, к которому он относится, нельзя указать ни его должность, ни наименование отдела внутри подразделения, ни контактные данные. Трудно даже представить, как система работает в организации с большим количеством пользователей. Естественно, что невозможно запомнить имена и фамилии большого числа пользователей, тем более их должности. Выяснение этих подробностей будет занимать определенное количество времени сотрудников. Кроме того, количество символов Ф.И.О. сотрудника не должно превышать 25 символов с учетом пробела. Отличительная особенность - возможность при добавлении улицы корреспондента-гражданина указывать, к какому административному делению она относится. А также при регистрации гражданина возможность указать его домашний и служебный телефон. Система не поддерживает справочника организаций-контрагентов. Огорчает отсутствие функциональных блоков: Справочники Дизайнер форм карточек Задание маршрута, графический дизайнер маршрутов Протокол обработки Полнотекстовой и реквизитный поиск Проведение e-mail рассылок (кроме рассылок подразделениям) Редактор отчетов Группы пользователей Система ролей Возможность работать on-line через web Отсутствие поддержки проектов и версий документов Кроме встроенной подсказки, система не имеет руководство пользователя, администратора. И это относится не только к демо-версии. Даже у тех, кто использует данную систему лицензионно, также не оказалось руководства по ней. Система "Золушка" одной из первых появилась на российском рынке автоматизации делопроизводства и приобрела себе имя и немалый круг заказчиков среди муниципальных и государственных учреждений. Имела очень высокие шансы оставаться лидером в этом сегменте. Сейчас данное предприятие занимается поддержкой ранее внедренных продуктов. Давно не происходило никакого обновления и развития системы. На существующем функционале она очень ограничена в заказчиках, а по имеющимся на нее ценам она практически недоступна мелким государственным и муниципальным организациям, на которые собственно и рассчитана. Скорее всего, через несколько лет данная компания уйдет с рынка автоматизации делопроизводства как полноценная система, по крайней мере, с решений, предназначенных для работы на MS SQL Server, так как на рынке присутствуют другие программные продукты более доступные по цене и наиболее развитые по предлагаемому функционалу. ВЫВОД На основе проведенного анализа, системы условно можно разделить на две группы. Системы, ориентированные на автоматизацию классического делопроизводства, относящиеся к классу DMS: Дело Гран-Док Золушка Системы, ориентированные на поддержание сложившихся бизнес-процессов, относящихся к классу Workflow: Евфрат-Документооборот NauDoc Optima-Workflow В каждой группе определился лидер по предлагаемой функциональности и удобству использования. В 1-ой группе явным лидером стала система ДЕЛО, оставив далеко позади соперников. Она, бесспорно, опережает конкурентов по количеству внедрений, по предлагаемым функциональным возможностям, поддерживающим все современные стандарты классического делопроизводства и документооборота, по удобству внедрения и обучения пользователей, цене, количеству предлагаемых дополнительных модулей. Учитывая тенденцию развития продукта, можно предположить, что совсем скоро набор функций Workflow станет более широким. Тогда ее можно будет смело относить и к 1ой и ко 2ой группе систем. Если при этом удобство работы с системой, ее продуманность, надежность и полная документированность сохранится - то конкурентам придется еще потесниться. К лидеру 2-ой группы относится система NauDoc. Примечательно, что это самая молодая и быстроразвивающаяся система с уже внушительным списком внедрения. Она привлекает: предлагаемыми функциональными возможностями web-ориентированностью, которая обеспечивает не только удаленный доступ по защищенному каналу в сети Internet/Intranet, но и облегчение внедрения уникальной маркетинговой политикой разработчика, предлагающей данное решение с полным набором исходных кодов и отсутствием затрат на дополнительные компоненты сторонних производителей способностью реализовываться на большинстве известных платформ (Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD и др.) Но как бы мы не характеризовали продукты, последнее решающее слово при выборе системы, всегда остается за потребителем. А выбранная система для потребителя является лучшей из лучших! Хочется только пожелать, чтобы каждый из разработчиков положительно воспринял критику и предпринял шаги в сторону решения вскрытых проблем.

Добавить комментарий