В прошлый раз мы рассмотрели первый этап процесса внедрения системы электронного документооборота – предпроектное обследование, сегодня переходим к следующей «ступени лестницы» – это обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД.

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт, который обладает таким уникальным свойством, как «настраиваемость». Вы можете быть уверены, что любая, даже самая сложная, схема движения документов в организации вполне вписывается в СЭД в случае ее корректной настройки. А чтобы правильно настроить систему, необходимо изучить особенности учета и движения документов, участие каждого специалиста в работе с документами.

Провести обследование для настройки и внедрения программного продукта может как сторонняя организация, занимающаяся внедрением СЭД, так и организация-заказчик самостоятельно. Первое побуждение клиента – «конечно же, мы все сделаем сами!». Да, это возможно, но при соблюдении ряда условий: если в организации, внедряющей СЭД, есть специалист, который уже осуществлял подобные проекты (причем успешно), и он располагает несколькими неделями свободного от основных обязанностей времени, то ему смело можно доверить данный этап.

Но если такого специалиста в организации нет (скажем, его опыт «внедренца» был не столь успешен, как хотелось бы, или «вырвать» из повседневной работы такого специалиста чревато серьезными неприятностями), а результат внедрения для вас важен с учетом требований к качеству, то обследование, а в дальнейшем и настройку лучше доверить более опытным специалистам заказчика.

Перед обследованием необходимо тщательно изучить нормативную базу, касающуюся движения документов в организации – инструкцию (положение) по делопроизводству, регламенты работы с документами, должностные инструкции. Не исключены ситуации, когда на самом деле работа с документами в организации выстроена вразрез с инструкциями и регламентами, но, тем не менее, изучение нормативной базы позволит ощутить специфику организации.

Мы уже говорили о необходимости назначения ответственного за проект должностного лица со стороны организации-клиента, так как именно он осуществляет взаимодействие с организацией-исполнителем. Ответственное должностное лицо предоставляет необходимые для изучения документы перед обследованием или организует взаимосвязь напрямую со специалистом по делопроизводству. В дальнейшем ответственное лицо составляет план встреч специалистов со стороны исполнителя с будущими пользователями системы электронного документооборота.

Безусловно, заочного знакомства с документами недостаточно для полноценной настройки СЭД и ознакомления с ситуацией «как она есть». Необходим детальный опрос всех участников документооборота.

В первую очередь опрашиваются специалисты, осуществляющие учет документов, затем сотрудники, задействованные в исполнении документов. Очень важно для каждого специалиста выявить, какие функции в системе электронного документооборота он будет выполнять и какие документы через него проходят.

При общении со специалистами очень важно оценить уровень подготовленности персонала к внедрению нового программного продукта, чтобы в дальнейшем при обучении грамотно распределить время.

В процессе обследования формируется определенная технологическая схема движения документов. Если этот этап осуществляет опытный специалист, то он обязательно увидит «узкие места» в делопроизводстве и документообороте.

Результатом обследования является отчет, который содержит информацию, необходимую для разработки технических и технологических решений и последующего внедрения системы.

Таким образом, обследование документооборота для настройки и внедрения программного продукта может осуществляется как организацией-исполнителем при содействии организации-клиента, так и самостоятельно. Вначале проводится заочное изучение нормативной базы в области делопроизводства, а затем детальный опрос каждого потенциального пользователя СЭД. В первую очередь необходимо определить набор функций, которые будет выполнять каждый пользователь. Также после обследования становится видна технология работы с документами. Опытные «внедренцы» предлагают не только описание существующей ситуации, но и варианты оптимизации делопроизводства и документооборота компании. После согласования предложенной технологии работы в системе можно переходить к следующему этапу внедрения – анализу результатов обследования и настройке СЭД.

 

Предыдущий этапы:

Предпроектное обследование как первый этап внедрения системы электронного документооборота (СЭД)

 

Следующийе этапы:

Как облегчить жизнь пользователям СЭД, или оптимизация документооборота (третий этап)

Авторский надзор и поэтапный ввод при внедрении СЭД