АО «Сибирьэнергоремонт»
Внедрение системы «Архивное дело» в АО «СибЭР»
Участники
Заказчик:
АО «Сибирьэнергоремонт», г. Кемерово
Исполнитель:
Компания «КС - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири)
Срок реализации:
Июль 2017
Ситуация к началу реализации проекта
АО «Сибирьэнергоремонт» (СибЭР) входит в состав группы «Сибирская генерирующая компания» и является одним из крупнейших ремонтных предприятий России.
В состав АО «СпибЭР», в свою очередь, входят:
- Исполнительный аппарат
- Абаканский филиал
- Барнаульский филиал
- Кемеровский филиал
- Красноярский филиал
- ОСП «Сибирьэнергомонтаж»
До внедрения системы автоматизации «Архивное дело», учет архивных документов велся по описям дел постоянного срока хранения, по личному составу и дел временного срока хранения. Документы филиалов хранились на местах, в собственных архивах.
В рамках проходящей реорганизации, руководством предприятия было принято решение о централизованном хранении документов по личному составу всех филиалов СибЭР в Исполнительном аппарате СибЭР г. Кемерово. Для удобства учета и хранения документов была выбрана система «Архивное дело» - решение, разработанное компанией ЭОС, обеспечивающие автоматизацию архивного делопроизводства в полном соответствии с действующими нормативными положениями, с соблюдением традиционных, проверенных временем правил работы отечественных архивов.
Задачи проекта
- Создание электронного архива организации с исчерпывающими возможностями поиска дел и документов.
- Систематизация документов и оформление дел (единиц архивного хранения).
- Топографирование хранилища документального архивного фонда.
- Автоматизированная подготовка номенклатуры дел.
- Сокращение времени на поиск необходимых дел и документов.
- Группировка дел в пределах фондов, использование настраиваемой для каждого фонда схемы систематизации дел.
Реализация проекта
АО СибЭР была осуществлена закупка 2 рабочих мест системы «Архивное Дело». К реализации проекта были привлечены специалисты компании ООО «КС-Консалтинг», специализирующейся на внедрении СЭД, ECM-систем.
Специалистами компании «КС-Консалтинг» была проведена настройка системы в соответствии с задачами и требованиями заказчика. В основу базы данных АО «СибЭР» было заложено максимальное количество информации: справочник «фонды», «фондообразователь», номенклатура дел, топографический указатель, статьи хранения и др. По завершению настройки и установки, специалисты интегратора провели обучение пользователей.
Пользователями системы «Архивное дело» стали сотрудники отдела административного делопроизводства исполнительного аппарата. В процессе обучения специалистами заказчика было отмечено удобство работы в системе, а именно: поиск нужных дел, заголовков, а также наличие книги выдачи дел во временное пользование.
Высокий уровень квалификации, а также готовность сотрудников АО СибЭР к переходу на новый уровень работы с документами, позволили проекту внедрения автоматизированной системы «Архивное дело» пройти успешно и в кратчайшие сроки. На данный момент в организации происходит упорядочение и комплектование архива с использованием системы - специалист по архивному хранению принимает, упорядочивает и систематизирует поступающие на хранение документы.