Взлёт Алтай

Описание проекта внедрения «eDocLib: Актив Бизнес» в ООО «Взлет-Алтай»

Участники

Исполнитель: ООО «Корпоративные Системы – Консалтинг» (г. Барнаул), золотой дилер компании «ЭОС», разработчик прикладного ECM-решения «eDocLib: Актив Бизнес»

Заказчик: ООО «Взлет-Алтай Сервис» (г. Барнаул)

ООО «Взлет-Алтай» уже 12 лет является официальным представителем завода ЗАО «Взлет» (г. Санкт-Петербург) – крупнейшего в России производителя приборов учета и оборудования для автоматизированных тепловых пунктов, а также программного обеспечения для диспетчеризации и управления тепловыми процессами.

На складе предприятия имеется широкий ассортимент приборов учета тепловой энергии, жидкостей, газа, пара и воздуха. Сотрудниками ООО «Взлет-Алтай» выполняется весь спектр услуг по энергосбережению, установке приборов учета и автоматических тепловых пунктов. Клиенты – управляющие компании, ТСЖ, бюджетные организации (школы, больницы, детские сады) и др. Для каждого заказчика предприятие производит обследование объекта, разрабатывает и изготавливает проект, далее проводит монтажные и пусконаладочные работы, после чего сдает выполненные работы Заказчику, энергоснабжающей или инспектирующей организации.

Проект:

Автоматизация документооборота и управления заданиями на базе прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес». Сроки реализации. 11.05.2012 – 20.07.2012 г.

Ситуация к началу реализации проекта

Широкое поле деятельности компании и разноплановые заказы привели к возникновению разнообразных бизнес-процессов и задач, которые требовали контроля и отслеживания их реализации в режиме реального времени. За последние несколько лет существования в организации возникла потребность в прозрачности и структурированности внутреннего документооборота и договорной работы. Стала актуальной проблема контроля исполнительской дисциплины, участились случаи потерь важных документов.

Автоматизация бизнес-процессов и документооборота внутри компании практически отсутствовала. Регистрация входящей/исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах. Поручения отдавались устно или по телефону. Попытка организовать контроль исполнения поручений путем их раздачи сотрудникам в бумажном виде под роспись привела к «бумажному завалу» и излишней волоките. Таким образом, данный метод работы с поручениями и заданиями быстро исчерпал себя и был отвергнут компанией.

Совместная работа с документами организации (проектами, договорами и сметами и т.д.) также не была структурирована. Список договоров, текущих проектов заполнялся главным инженером при помощи электронного документа формата Excel.

Все приборы учета в соответствии с эксплуатационными требованиями должны периодически проходить процедуру поверки. Для каждого прибора сроки поверок индивидуальные. Для отслеживания этих сроков имелась база данных проводимых организацией поверок оборудования, созданная на основе MS Access и насчитывающая на момент обследования более 12000 записей. Записи вводились метрологом, но использовались в справочных целях многими сотрудниками организации. Данную базу также требовалось перенести во внедряемую систему, чтобы облегчить и разграничить общий доступ к ней.

Поскольку организация занимается продажей оборудования и услугами по монтажу, во внедряемой системе необходимо было организовать прайс на предоставляемые ею основные услуги и оборудование.

Цели проекта

Основные цели, которые предполагалось достигнуть:

Упорядочение учета документов.
Организация единой точки хранения информации о договорах и выполняемых проектах.
Разделение процесса работы организации на четкие составляющие.
Разграничение доступа сотрудников к документам и базам данных.
Исключение случаев потери документов.
Организация и упорядочение взаимодействия сотрудников.
Обучение технолога и ключевых пользователей работе с системой «eDoclib: Актив Бизнес».

Дополнительные цели:

Организация прайса оборудования и оказываемых услуг.
Отслеживание поставок.
Регистрация счетов, актов, отслеживание оплат.
Перенос базы поверок в систему «eDocLib: Актив Бизнес» и разграничение прав доступа к ней.
Для внутренних нужд организации предоставление доступа к карточкам учета рабочих компьютеров, находящихся в пользовании у сотрудников.

Ход выполнения работ

1.На территории Заказчика проведено обследование основных бизнес-процессов. Обследование проводилось главным образом путем интервьюирования ключевых участников рабочего процесса, а также изучения документов.

2.В результате работ по обследованию бизнес-процессов, была выработана и согласована с Заказчиком общая концепция настройки системы.

3.Специалистами ООО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены все необходимые справочники

4.Настройка системного ПО на сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express).

5.Установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес».

6.Запуск системы в эксплуатацию.

Результаты проекта, перспективы

В процессе работы по обследованию бизнес-процессов в ООО «Взлет-Алтай Сервис» были выявлены основные типы документов, поручений и справочников, необходимые для их автоматизации на базе прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес». Также были установлены основные маршруты движения документов и поручений, основные действующие лица документооборота, иерархия сотрудников. Затем на основе полученной информации была разработана общая схема работы с документами и поручениями, уточнен реквизитный состав документов.

Связи между документами отображают максимально четкие направления движения информации. Поручения отражают работу каждого сотрудника – начиная от младшего инженерного состава и заканчивая директором.

Отправной точкой работы организации является заявка заказчика, поступающая в любой форме. Далее она передается на анализ и уточнение главному инженеру или его заместителю. На основе заявки главным инженером или его заместителем создается РК «Объект».

Регистрационная карточка «Объект» стала основной единицей системы. В ней содержится вся необходимая информация по конкретным объектам – от месторасположения и заказчика до списка установленного оборудования.

Как только «Объект» зарегистрирован в системе, можно начинать по нему активную работу: договорную, сметную, проектную и т.д.

В целях отслеживания поставок в систему введены такие виды документов, как договор поставки и карта заказа. К карте заказа прикрепляются спецификации, заявки, счета.

В первом этапе внедрения прикладного решения «eDocLib: Актив Бизнес» в ООО «Взлет-Алтай» было введено в эксплуатацию 18 рабочих мест. Пользователями системы стали директор, старший инженерный персонал, сметчики, проектировщики, метрологи, монтажники, теплотехники, а также офис-менеджер и бухгалтерия. Система была запущена в промышленную эксплуатацию 3 августа 2012 г.

В планах дальнейшего сотрудничества ООО «Взлет-Алтай» и ООО «КС–Консалтинг» – индивидуальная доработка прикладного решения с учетом потребностей Заказчика и специфических бизнес-процессов.