Администрация Гурьевского района

Внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации Гурьевского муниципального района

ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА

Заказчик

Администрация Гурьевского муниципального района

Проект

Построение единой системы работы с электронными документами в Администрации Гурьевского муниципального района.

Сроки реализации

ноябрь 2011 – январь 2012

Проект осуществили

Работы по внедрению – компания «Корпоративные Системы - Консалтинг» (Барнаул).

Решение выполнено на базе системы «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (Москва).

Краткая характеристика организации

Администрация Гурьевского муниципального района – орган местного самоуправления Гурьевского муниципального района Кемеровской области. Территория района – 2180 км², население – 43,8 тыс. человек. Район включает 2 городских и 7 сельских поселений.

В структуру Администрации района входят: глава района, первый заместитель главы района, 3 заместителя главы района (по агропромышленному комплексу, по экономике и развитию, по социальным вопросам), руководитель аппарата, 4 управления, 2 комитета и порядка 20 отделов и иных подразделений.

Общий объем документооборота Администрации Гурьевского района за 2011 год составил более 10 000 документов.

Ситуация к началу реализации проекта

В органах государственной власти и органах местного самоуправления работа с документами, как правило, осуществляется по определенному типовому сценарию, но, несмотря на это, в каждой такой организации на локальном уровне складывается своя практика делопроизводства, часто основанная не столько на нормативно закрепленных правилах, сколько на «обычаях делового оборота». Особенностью документооборота в традиционных управленческих государственных и муниципальных структурах часто является слабая динамичность и отсутствие откликов на «веяния времени». Сотрудники организации, отвечающие за документооборот, будучи вовлеченными в устоявшийся за долгие годы процесс, не в состоянии посмотреть на него «со стороны» и поэтому зачастую не видят проблем и необходимости в инновациях.

Между тем, сложившаяся практика не всегда способствует эффективной работе: либо она изначально не была нацелена на максимальную результативность, либо с течением времени морально и технологически устарела. Архаичность применяемых схем и процедур создает множество проблем и является причиной бесцельной траты рабочего времени сотрудников. Чтобы изменить существующую ситуацию и перейти на новый, современный уровень работы с документами, порой требуются кардинальные меры, такие, как внедрение СЭД, что позволяет оптимизировать и автоматизировать делопроизводство.

Именно такая ситуация по работе с документами сложилась до автоматизации документооборота в Администрации Гурьевского муниципального района.

Учет всех входящих и исходящих документов осуществлялся при помощи бумажного регистрационного журнала. Поиск необходимых документов отнимал у делопроизводителя приемной большое количество рабочего времени. Было невозможно отследить, дан ответ на входящее письмо или еще нет. Исполнительская дисциплина лежала только «на совести» самих исполнителей. Безусловно, контролем по существу вопроса занимались заместители главы, а вот сроки, в силу многих причин, отслеживались не всегда.

Работа с обращениями граждан в информационном центре была частично автоматизирована на базе заказной разработки. Данная программа лишь дублировала работу в журнале регистрации, также с её помощью формировался отчет для Администрации Кемеровской области. С начала 2012 года была изменена форма отчета, и существующая программа потеряла свою актуальность, что послужило одной из причин перехода к новой системе.

В части отделов Администрации велась децентрализованная регистрация, а порой и перерегистрация входящих и исходящих документов. На некоторых документах ставилось по 2-3 входящих штампа: 1-й в приемной, 2-й в приемной заместителя, 3-й в отделе или комитете. Перерегистрация осуществлялась для фиксации движения копий и оригиналов документов и постановки их на контроль.

Практически никак не фиксировалось движение документов в ходе работы с проектами постановлений, и «в дороге» проекты могли потеряться, вернуться на доработку и т.д. Отследить, где в данный момент находится проект, делопроизводителю было очень сложно.

Таким образом, основные трудности работы с документами в Администрации Гурьевского муниципального района заключались в следующем:

множественная перерегистрация одного документа;
большие затраты времени на поиск документов;
отсутствие четких правил контроля за исполнением документов;
частые случаи утери документов.

Осознавая всё вышеперечисленное, руководством Администрации было принято решение автоматизировать работу с документами при помощи СЭД «ДЕЛО», так как данный программный продукт обеспечивает максимально удобную и комфортную работу.

Цели проекта

Стоит отметить, что одним из важных этапов, от которого зависит успех всего проекта, является постановка целей и определение задач. Этому вопросу необходимо уделять особое внимание, чтобы во время реализации проекта сделать упор на проблемные места и достичь запланированных результатов.

В данном случае основной целью внедрения СЭД «ДЕЛО» стала автоматизация уже сложившей в Администрации схемы делопроизводства.

Среди основных задач были выделены:

формирование единой базы документов Администрации Гурьевского муниципального района;
выработка единых принципов работы с документами;
отслеживание входящих документов, а также контроль исполнения распоряжений и поручений из Администрации Кемеровской области вплоть до конечного исполнителя;
оптимизация работы с обращениями граждан посредством автоматизации движения поступающих обращений и контроля их исполнения;
работа с проектами постановлений;
создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.

Реализация проекта

Ход выполнения работ

Работы по внедрению системы электронного документооборота в Администрации Гурьевского муниципального района начались в конце 2011 года. В ноябре было проведено обследование документооборота, в котором были задействованы практически все отделы Администрации, а также управления и комитеты. После сбора необходимой информации специалисты ООО «КС-Консалтинг» перешли к настройке системы и заполнению необходимых для полноценной работы в СЭД справочников.

На первом этапе было решено наладить взаимодействие между основными участниками документооборота, в результате чего рабочие места получили: глава района, заместители главы, начальники отделов, начальники управлений и председатели комитетов, также к работе в системе были привлечены специалисты, занимающиеся регистрацией распоряжений, входящих и исходящих документов, обращений граждан, постановлений.

В декабре 2011 года все сотрудники Администрации, получившие рабочие места, прошли групповое обучение. Для обучения были сформированы три группы пользователей: высшее руководство, начальники отделов, управлений, регистраторы. Параллельно с групповым обучением шла установка программного обеспечения СЭД «ДЕЛО» в Администрации. Уже в конце 2011 года Администрация Гурьевского муниципального района была полностью готова к запуску системы в промышленную эксплуатацию.

С 11 января 2012 года в Администрации началась регистрация документов. Запуск системы начиная с нового года – это идеальный вариант для внедрения СЭД, так как отпадает путаница с нумерацией, с контролем документов. Запуск в промышленную эксплуатацию проходил параллельно с индивидуальным обучением каждого пользователя. Поэтапно к работе в системе были подключены: делопроизводители, глава района и его заместители, начальники управлений и отделов, председатели комитетов.

Важным фактом является то, что ко всем карточкам документов при регистрации прикрепляется электронный образ документа. Таким образом, уже сейчас можно осуществлять работу с документами в электронном виде. Полноценной работе в СЭД мешает нехватка рабочих мест (в настоящее время закуплено 22 рабочих места).

Были проведены следующие работы

инсталляция и настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе с учетом последующего расширения;
обучение системного технолога;
групповое обучение пользователей;
индивидуальное обучение пользователей с учетом специфики работы каждого специалиста в системе;
авторский надзор за работой пользователей, консультации по работе с реальными документами;
ввод системы в промышленную эксплуатацию.

Результаты и перспективы проекта

Резюмируем вышесказанное. В результате внедрения СЭД «Дело» в Администрации Гурьевского муниципального района:

сформировано единое информационное пространство для работы с документами;
автоматизирована регистрация: входящих и исходящих документов, распоряжений, постановлений, обращений граждан;
исключена перерегистрация документов;
сократилось количество затрачиваемого времени на обработку и поиск документов;
автоматизирован контроль за исполнением поручений;
запущена работа с проектами постановлений в электронном виде.

Работа в системе «ДЕЛО» началась для Администрации достаточно успешно, но для полноценной работы в СЭД необходимо увеличение числа автоматизированных рабочих мест. Это даст возможность перехода на внутренний электронный документооборот всех подразделений Администрации Гурьевского муниципального района.

Апрель 2012