Управляющая компания "Промышленно-логистический парк"

Описание проекта внедрения eDocLib: Актив Бизнес в ОАО «УК «ПЛП»

Заказчик: ОАО «Управляющая компания «Промышленно-логистический парк»

Компания создана в 2008 году по поручению Губернатора Новосибирской области для организации строительства и эксплуатации объектов инженерной и транспортной инфраструктуры Промышленно-логистического парка Новосибирской области (ПЛП). Зоной ответственности УК «ПЛП» является территория Промышленно-логистического парка площадью 2000 га, расположенная в Новосибирском районе, в 12 км. от Новосибирска и 6 км. от международного аэропорта «Толмачево».

Проект: Автоматизация документооборота и управления корпоративной информацией и взаимодействием сотрудников на базе прикладного ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес. Разработка рекомендаций по дальнейшему развитию системы.

Сроки реализации: 28.02.2011 – 5.04.2011 гг.

Исполнитель. ООО «Корпоративные системы – Консалтинг», золотой дилер компании «ЭОС», разработчик прикладного ECM-решения eDocLib: Актив Бизнес.

Ситуация к началу реализации проекта

На начало 2011 года в ОАО «УК «ПЛП» автоматизация бизнес-процессов фактически отсутствовала. Был автоматизирован бухгалтерский учет(с помощью 1С 7.7). Регистрация входящей / исходящей корреспонденции велась в бумажных журналах, нужные сотрудникам документы копировались, резолюции и поручения выдавались устно или по телефону, контроль исполнения в формализованном виде фактически отсутствовал.

Цели проекта

Основные цели, которые предполагалось решить с помощью автоматизации, это упорядочить учет документов и улучшить взаимодействие сотрудников. В ходе обсуждений с Заказчиком, были определены следующие основные цели:

Организация единого информационного пространства компании, с ограниченным доступом для разных категорий сотрудников на основе базовой модели прав доступа
Автоматизация учета входящей и исходящей корреспонденции, регистрация приказов, распоряжений и других внутренних документов
Обеспечение и максимальная автоматизация ввода в систему архивных документов
Создание максимально прозрачной системы выдачи и контроля исполнения поручений по документам
Автоматизация учета договоров
Обучение сотрудников компании концепции автоматизированного документооборота и бизнес-процессов и реализации ее на «eDocLib: Актив Бизнес»

Ход выполнения работ

На территории Заказчика проведено обследование основных бизнес-процессов, связанных с оборотом документов. Обследование проводилось путем интервьюирования и анкетирования ключевых участников процессов.
В результате работ по обследованию бизнес-процессов, была выработана и согласована с Заказчиком общая концепция проектирования системы.
Специалистами ОАО «КС-Консалтинг» разработана базовая модель конфигурации и прав доступа пользователей, настроены и заполнены справочники. Впоследствии, в ходе развертывания системы и работы с конечными пользователями, производилась «тонкая настройка» конфигурации и прав доступа для нужд конкретных пользователей.
Разработаны базовые отчетные и печатные формы для документов и списков. Все дальнейшие работы производились на территории Заказчика.
Настройка системного ПО на виртуальном сервере (IIS, MS SQL Server 2008 Express).
Установка серверного ПО «eDocLib: Актив Бизнес».
Установка и настройка подсистемы «Поточное сканирование», настройка взаимодействия этой подсистемы с «eDocLib: Актив Бизнес».
Установка на клиентских рабочих станциях модуля интеграции с Microsoft Outlook для синхронизации задач, контактов и автоматической регистрации эл. почты.
Поэтапный запуск в эксплуатацию системы. Работа проходила следующим образом: пользователи были разбиты на группы по ролям в системе, с каждой группой было проведено групповое обучение для понимания идеологии автоматизированных бизнес-процессов, основных функциональных и методологических особенностей работы с ней. Затем с каждым пользователем было проведено индивидуальное обучение, в ходе которого пользователь научился работать в системе, освоил основные процессы, относящиеся к его работе. Кроме того, совместно со специалистами «КС-Консалтинг» была проведена настройка АРМ каждого пользователя под индивидуальные особенности работы и потребности.
Проведено обучение системного технолога (настройка справочников, задание прав пользователя, создание и настройка общих поисковых запросов), администратора системы (манипуляции с БД, решение возможных нештатных ситуаций, настройка резервного копирования). Также проведено обучение двух операторов поточного сканирования, с целью ввода в систему документов прошлых периодов.
По результатам ввода разработаны и представлены Заказчику рекомендации по дальнейшему развитию системы, варианты более глубокой автоматизации и общий подход к пользованию системой.

Результаты проекта, перспективы

В результате внедрения системы автоматизации бизнес-процессов “eDocLib: Актив Бизнес” в ОАО «УК «ПЛП» было введено в эксплуатацию 20 рабочих мест (по количеству штатных единиц, участвующих в электронном документообороте). В компании была создана удобная и прозрачная система учета документов, поручений и отчетов по ним, упорядочена работа по разработке, учету, согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.

С каждым сотрудником было проведено групповое и индивидуальное обучение с целью получения максимально ясного представления о возможностях системы и приобретения практических навыков работы с ней. Одному пользователю был прочитан расширенный курс системного технолога (навыки редактирования справочников, создания пользователей и редактирования прав доступа к данным системы), два пользователя получили навыки работы в системе “Поточное сканирование”.

С 04.04.2011 г. в организации начата промышленная эксплуатация системы. На 26-28.04.2011 г. запланировано проведение авторского надзора, в ходе которого будут учтены пожелания пользователей по функционалу системы и внесены соответствующие изменения в конфигурацию, а также проведена оценка пользования системой и внесены рекомендации по оптимизации работы с ней.

Таким образом, все поставленные внедрение в данной организации системы «eDocLib: Актив Бизнес» можно считать завершенным.

В планах дальнейшего сотрудничества ОАО «УК «ПЛП» и ООО «КС-Консалтинг» — заключение договора удаленного администрирования системы eDocLib: Актив Бизнес, а также дальнейшая доработка конфигурации с учетом изменяющихся требований и растущих потребностей Заказчика.

Следует отметить, что наиболее полно возможности электронного взаимодействия реализуются, когда в компании существует документально утвержденная структура бизнес-процессов, описаны основные механизмы взаимодействия пользователей для реализации различных бизнес-задач. Разработка соответствующей документации также планируется к реализации.