Участники

Заказчик:

Межрегиональное территориальное управление (МТУ) Ростехнадзора по Сибирскому Федеральному Округу (СФО), г.Новосибирск

Исполнитель:

· Компания «Корпоративные системы -Консалтинг», г. Барнаул

Ситуация к началу реализации проекта

На момент внедрения системы «ДЕЛО» в Управлении существовала журнальная система регистрации документов с использованием для этих целей неудобных табличных редакторов. Невозможность работы несколько пользователей в таких таблицах, неудобство поиска и сортировки данных и многое другое привели к необходимости приобретения специализированной системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

В июле 2008 года перед руководством МТУ Ростехнадзора по СФО встала задача внедрения единой системы в первую очередь для регистрации и хранения документов, поступающих в Управление. Другой задачей перехода на единую систему было объединение территориально распределенных отделов, так же являющихся «точками входа» довольно большого количества документов.

С учетом специфики работы этой организации четко слаженная, бесперебойная и беспотерьная регистрация поступающих документов – один из важнейших участков работы с клиентами.

Цели проекта

Первоначально было намечено автоматизировать функции:

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Регистрация движения бумажного документов внутри организации.
Постановка документов на контроль, контроль за исполнением поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
Поиск документов;
Учет движения оригиналов и копий документов, формирование реестров передачи.

Решение

Выбор системы «ДЕЛО» был однозначным и единогласным.

Внедрение системы «ДЕЛО» в МТУ Ростехнадзора по СФО было доверено региональному представителю компании «ЭОС» в Западной и Восточной Сибири «Корпоративные системы-Консалтинг», надежно зарекомендовавшему себя в этой области и
обладающей 9и летним опытом построения автоматизированных систем документооборота в организациях различного масштаба.

Реализация проекта

Проект внедрения системы «ДЕЛО» явился первым этапом автоматизации делопроизводства и документооборота в МТУ Ростехнадзора по СФО.

Для этого было предварительно проведено обследование основных потоков документов, принципов ведения делопроизводства, а так же были выявлены основные требования к системе и ожидаемые результаты автоматизации документооборота.

Далее были осуществлены соответствующие настройки системы на сложившуюся технологию документоведения. Также были даны рекомендации по оптимизации и упорядочиванию некоторых процессов делопроизводства.

Запуск системы в эксплуатацию был осуществлен на четырех рабочих местах в Канцелярии, в двух приемных и на одном рабочем месте в Отделе экологической дисциплины, так же осуществляющих регистрацию корреспонденции.

Поэтапный ввод в эксплуатацию и обучение пользователей осуществлялись практически без отрыва от основной работы сотрудников. В это же время состоялся полный переход на работу с реальными документами из привычных таблиц уже непосредственно в системе «ДЕЛО». Этому не мало способствовали профессионализм и легкая обучаемость сотрудников Управления.

Обучение администратора и технолога системы «ДЕЛО» позволило МТУ Ростехнадзора по СФО в дальнейшем самостоятельно осуществлять корректировку настроек и дополнение справочников системы собственными силами.

Результаты и перспективы проекта

В результате проведения этого проекта, система «ДЕЛО» была внедрена на 7 рабочих местах – ключевых звеньях документооборота МТУ Ростехнадзора по СФО. Это позволило:

создать единое пространство для работы с поступающими документами – основным объектом деятельности организации;
исключить ручной труд регистрации движения бумажного документа, автоматически формировать реестры их передачи;
регистрировать исходящие и внутренние документы Отделами и Приемными самостоятельно, за счет возможности удаленно работать в общей базе документов, что положительно сказалось на скорости работы с этими типами документов;
облегчить и ускорить поиск документов;
работать нескольким сотрудникам Канцелярии в базе документов одновременно, так как этого требовала специфика работы по приему и регистрации документов;
осуществлять постановку на контроль, вести учет контрольных документов.

Автоматизация процессов регистрации документов и объединение всех документов в единую базу создало предпосылки расширения системы «ДЕЛО». Управление продолжает автоматизацию документооборота на базе системы "ДЕЛО".