ЗАО "Система Чибис"
Настройки системы электронного документооборота "Дело" в ЗАО "Система Чибис"
РЕШЕНИЯ ДЛЯ ТОРГОВЫХ КОМПАНИЙ
ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Заказчик: ЗАО «Система Чибис» основана 14 сентября 1992 года, активно и динамично развивающаяся торговая компания, за 15 лет своего существования добилась лидирующего положения на рынке розничной торговли. На начало 2008 года в сети работает более 80 магазинов под маркой «Чибис» по всей Кемеровской области.
Проект: Анализ существующего состояния документооборота в организации и настройка системы электронного документооборота «ДЕЛО» (разработка компании ЭОС).
Сроки реализации: август - ноябрь 2007года.
Кто проект осуществляет: Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири) совместно со специалистами заказчика.
Ситуация к началу реализации проекта: На момент внедрения системы в организации существовала журнальная система регистрации документов. Контракту, заключенному в августе 2007 года, предшествовала большая подготовительная работа заказчика по ознакомлению с системами, представленными на рынке. Основными причинами, побудившими руководство компании к внедрению СЭД, были: увеличение объема документооборота активно развивающегося предприятия, необходимость сокращения сроков согласования и разработки проектов документов, заинтересованность в повышении исполнительской дисциплины и сокращении затрат времени на поиск документов.
После анализа систем, представленных на рынке, выбор был остановлен на системе «ДЕЛО».
Цели первого этапа проекта: Автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений с учетом их территориально-удаленного расположения. Обработка внутренних документов и автоматизация процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов.
Ход выполнения работ:
- Обследование процессов обработки отдельных типов документов (проекты договоров, служебная переписка).
- Составление отчета-задания по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов на основе обследования. Данный отчет служил основанием для выполнения работ по настройке системы.
- Настройка системы, заполнение базовых справочников, необходимых для начала работы в системе, регистрация пользователей и настройка прав.
- Установка серверного и клиентского ПО системы «ДЕЛО» - 25 рабочих мест.
- Установка ПО приложения для уведомления о поступлении документов/поручений («Мониторинг документов»).
- Установка ПО опции «Сканирование».
- Разработка кратких технологических инструкций для специалистов заказчика, участвующих в делопроизводстве и документообороте.
- Подготовка пользователей систем «ДЕЛО» и «ДЕЛО - WEB».
- Подготовка Менеджера системы «ДЕЛО» (поддержание системы в актуальном состоянии, ведение справочников и настроек документооборота, развитие системы).
- Подготовка Администратора локальной сети и баз данных
- Поэтапный ввод в действие системы.
Результаты проекта, перспективы:
Осуществлена автоматизация документооборота организации на уровне регистраторов документов и руководителей структурных подразделений, включая территориально удаленные подразделения.
Подготовлены пользователи, работающие с системой до уровня руководителей структурных подразделений организации. Запущены в эксплуатацию 25 рабочих мест системы автоматизации документооборота «ДЕЛО» установленные в секретариате и шести подразделениях компании с наибольшим объемом документооборота.
Акцент в работе по данному проекту был сделан на обработку внутренних документов и автоматизацию процесса согласования проектов договоров и связанных с ними документов, на работу со служебной перепиской.
Внедрение системы дало возможность перейти на внутреннее безбумажное согласование документов, систематизировать и оптимизировать документооборот компании в целом. В начале 2008 года разработан регламент документооборота компании.
Развитие проекта:
В 2009 году произошла значительная реорганизация системы и ее расширение. Было приобретено дополнительно 11 рабочих мест системы «ДЕЛО» и 50 – подсистемы «ДЕЛО-WEB», что позволило полноценно включить в процесс безбумажного согласования документов основной руководящий состав шести подразделениях компании, расположенных различных городах Западной Сибири.
При этом, работа с системой «ДЕЛО» ведется в режиме «on-line» с удаленным доступом к единой базе данных СЭД в городе Кемерово.
Отзыв заказчика:
Калистратов Павел. Руководитель ИТ-проектов, менеджер системы документооборота.
Активное участие сотрудников отдела ИТ с первых дней проекта позволило безболезненно внедрить систему и осуществлять эксплуатацию без обращений за помощью к поставщику системы. По отзывам сотрудников, на которых приходится основной вал работы по согласованию документов (юристы, менеджеры, руководители подразделений), работа ускорилась и упростилась в несколько раз. Велик интерес к системе и со стороны службы безопасности предприятия. Документооборот «неожиданно» стал прозрачным. Можно проследить прохождение документа с момента рождения до подписания и на всех этапах выявлять «сомнительные», с точки зрения экономической безопасности, документы и соглашения. Поддержка системы документооборота осуществляется одним специалистом. С внедрением системы «ДЕЛО» появился инструмент, позволяющий контролировать исполнительскую дисциплину. Выявленные задержки по выполнению регламентных сроков заставили разработать новое Положение, описывающее, пожалуй, все аспекты документальной деятельности предприятия. Что приятно, с внедрением системы ключевые процессы документооборота не изменились и «незабюрократизировались». В дальнейшем планируется увеличение рабочих мест и включение в электронный документооборот видов документов, не попавших в рамки внедрения на первом этапе. Например, работы в рамках проекта по внедрению стандартов ИСО в деятельности предприятия требуют ведения и согласования большого количества положений и инструкций. Включение этих видов документов в систему электронного документооборота позволяет вести учет и версионность. В планах стоит ведение архива предприятия с использованием программных продуктов компании ЭОС.
14 марта 2008 года