Администрация города Норильска

Участники

Заказчик:

Исполнитель:

Компания «Корпоративные системы - Консалтинг» (Региональный представитель компании ЭОС в Западной и Восточной Сибири) совместно с партнером в г.Норильске ООО ЦИТ «Хайтек».

Срок реализации:

Март-август 2008 года.

Ситуация к началу реализации проекта

В ноябре 2006 года перед руководством Администрации встал вопрос о замене системы, применяемой на тот момент, для регистрации документов. Используемая система морально устарела и не обеспечивала всех делопроизводственных функций. Отсутствие возможности масштабирования и модернизации, явилось одной из причин необходимости перехода на более новую, динамично развивающуюся систему автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающую возможность перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что территориальное распределение структурных подразделений подразумевало наличие обособленного документооборота (и средств его автоматизации) у каждого из них, и ведение собственной базы регистрации документов. Вследствие разрозненности баз и невозможности обмена документами между ними, движение документов между Аппаратом (Администрации и ее структурными подразделениями) осуществлялся только в бумажном виде. Это практически лишало возможности оперативного получения информации о ходе исполнения поручений руководства Администрации по документам, а так же значительно затягивало процесс согласования проектов документов.

Цели проекта

- Автоматизация уже сложившей в Администрации схемы делопроизводства.

- Сопровождение бумажного документооборота регистрацией в единой системе информации о движении документов.

- Построение взаимосвязанных технологий работы с документами с территориально распределенными подразделениями - Управлениями и Отделами Администрации города.

- Возможность ответственным (х) за контроль лицам, отслеживать выполнение (исполнение) вынесенных Администрацией поручений Управлениям(и) и Отделам(и)

- Автоматизация контроля исполнительской дисциплины в соответствии с разработанными правилами оценки эффективности работы сотрудников.

- Совершенствование работы с обращениями граждан посредством автоматизации движения поступающих обращений и контроля исполнения.

- Регистрация проектов документов, виз и подписей по ним в единой системе документооборота

- Создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту с возможность использования современных средств поточного сканирования, средств ЭЦП и шифрования.

Решение

После тщательного анализа существующих программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и документооборота, было отдано предпочтение системе «ДЕЛО». Положительный опыт внедрения этой системы в различных органах власти Субъектов Федерации, органах муниципальной власти, а так же в ряде крупных организаций Красноярского края явился одной из причин выбора в пользу широко известной системы «ДЕЛО». Еще одной причиной явилось максимальное соответствие системы с принятой в Администрации технологией документооборота, учитывающее все особенности делопроизводства в муниципальных органах управления.

Реализация проекта

Мероприятием, предваряющим внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации города Норильска, явилось тщательное обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и Аппаратом Администрации. Были предложены наиболее эффективные способы обмена документами с учетом возможностей внедряемой системы. В процессе обследования были выявлены «узкие места» делопроизводства и были даны рекомендации по его оптимизации. Например, была рекомендована разработка новых методов формирования регистрационных номеров документов, приведение к единообразию технологии регистрации документов в подразделениях, пересмотр правил регистрации документов отдельными подразделениями и пр.

Составленный отчет-задание по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов позволил структурировать и упорядочить полученные данные, и явился основанием для выполнения работ по формированию базы для Администрации.

Первоочередные участки запуска системы в эксплуатацию были определены в соответствие с поставленными целями проекта перехода на новую систему делопроизводства и автоматизацию документооборота, а именно:

- все ключевые звенья документооборота Аппарата Администрации

- рабочие места так называемых «точек входа» документов во всех структурных подразделениях.

Это подразумевало массовое внедрение системы на достаточно большом количестве рабочих мест. Поэтому, было принято решение о его разделении на несколько этапов (в рамках одного проекта):

- групповое обучение;

- поэтапный ввод в эксплуатацию с индивидуальной подготовкой пользователей;

- авторский надзор за работой пользователей в процессе ввода в эксплуатацию.

Это позволило осуществить единовременный запуск системы «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию на всех обозначенных участках автоматизации документооборота в довольно сжатые сроки. Время обучения, внедрения и запуска в эксплуатацию 65 рабочих мест составило около полутора месяцев.

Этапы реализации:

Поставка ПО «ДЕЛО» - март 2008 года.
Обследование – март-апрель 2008 года
Настройка системы – май 2008 года
Обучение и ввод в эксплуатацию – июнь-июль 2008 года
Авторский надзор – август 2008 года.

Результаты и перспективы проекта

Результатом реализации проекта внедрения системы «ДЕЛО» в Администрации города Норильска явилась возможность сопровождать традиционно принятый документооборот, упорядочивая технологию делопроизводства в Администрации и подразделениях. Впоследствии Администрацией был приобретен поточный сканер и таким образом по окончании проекта внедрения были созданы все условия для постепенного перехода к электронному документообороту.

Внедрение системы «ДЕЛО» в Управлениях и Отделах подразумевало переход к частичной регистрации документов подразделений (в части обмена между Аппаратом и подразделениями) в единой базе Администрации. В итоге, в ходе запуска систему в эксплуатации была выявлена целесообразность регистрации всех видов документов подразделений в единой базе, доступ к которой пользователей из подразделений осуществляется удаленно в рамках единой корпоративной сети. Это создало предпосылки для привлечения к работе с системой не только пользователей на «точках входа документов», но и постепенный переход на работу с документами в системе всех должностных лиц, так или иначе участвующих в делопроизводстве и работе с документами и проектами. Следует отметить, что такое решение по созданию единой базы данных документооборота для Администрации, включая все ее структурные подразделения, быстро доказало свою эффективность. В частности, на аналогичную схему работы в 2009 году перешло Правительство Республики Хакассия, использовавшая ранее разрозненные базы данных системы «ДЕЛО» для министерств и ведомств, с обеспечением автоматизированного обмена документами транспортом электронной почты.

Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Управлений, вследствие чего было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест для некоторых Управлений Администрации города. Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации и по настоящее время.

Для решения задач автоматизации контроля исполнительской дисциплины специалистами компании «Корпоративные системы - Консалтинг» были выполнены работы по разработке специализированной отчетной формы, с учетом выработанной руководством Администрации методики мотивации и контроля. Использование отчета предполагалось в отделе Контроля и протокола.

С целью достижения максимально эффекта внедрения система «ДЕЛО» была установлена на рабочих местах у большинства сотрудников, являющихся ключевыми участниками документооборота, как в Аппарате, так и в подразделениях. Это позволило постепенно перейти к регистрации информации о ходе согласования проектов документов в единой общедоступной системе.

Автоматизация работы Отдела обращений граждан с вовлечением в единую систему документооборота позволила перевести работу отдела на более современный уровень, исключить рутинные операции по регистрации документов, их поиску и существенно облегчила задачу составления ежемесячных отчетов по обращениям.

Помимо этого внедрение системы «ДЕЛО» позволило достичь следующих результатов:

- Сокращение срока согласования документов и доведение документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий.

- Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов, позволяющее повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.

- Повысить наглядность процесса управления потоками документов за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.

- Полная аналитика по базе документов и поручений в рамках Администрации и всех ее структурных подразделений.

- Обмен документами по электронной почте с внешними организациями с возможностью автоматической регистрации полученных документов.

- Сокращение времени на поиск необходимых и связанных с ними документов.

- Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечила многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Управлений, вследствие чего было принято решение о приобретении дополнительных рабочих мест для некоторых Управлений Администрации города уже к концу запуска в эксплуатацию запланированных 65-и рабочих мест. Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации и по настоящее время.